Seit einigen Wochen hat die Stadt Würselen die neuste Version ihres Ratsinformationssystems Allris im Einsatz. Dem vorangegangen war die Einführung als erste städteregionsangehörige Kommune im Jahr 2007 und seitdem viele Jahre Erfahrung auf dem Weg zum elektronischen Sitzungsdienst. Jetzt läuft der Sitzungsdienst papierlos und ist technisch auf dem neusten Stand.

16 Jahre sind seit der Einführung des ersten Ratsinformationssystems in Würselen vergangen. Würselen war damals die erste Stadt im ehemaligen Kreis Aachen, die ein solches System eingeführt hat. Ab April 2007 standen damit alle Termine des Stadtrates und seiner Ausschüsse einschließlich Tagesordnungen, Beratungsunterlagen, Beschlüssen und Niederschriften online zum Nachlesen zur Verfügung.

Generationenwechsel im Sitzungsdienst

Im Oktober 2021 hat Alica Sieprath den Sitzungsdienst übernommen. Die junge Verwaltungsfachangestellte ist damit in die Fußstapfen von Amtsvorgängerin Barbara Fritz getreten, von der sie in die Aufgabe eingearbeitet wurde. Mit der Übernahme des Sitzungsdienstes war auch direkt ein Projekt verbunden: die Einführung von Allris 4 und damit der neusten Software des Sitzungsmanagement- und Gremieninformationssystems.

Gründe für das Update gab es genug. Vor allem in technischer Hinsicht gab es einige Neuerungen, wie beispielsweise Schnittstellen zu anderen Systemen, nicht zuletzt genügte das System inzwischen in keiner Weise den Anforderungen an die Barrierefreiheit. Auch das Layout war längst nicht mehr zeitgemäß, vor allem haperte es mit der Anzeige auf mobilen Endgeräten. „Darüber hinaus ist die Handhabung der neuen Software einfacher und intuitiver, was die tägliche Arbeit um einiges vereinfacht“, erklärt Alica Sieprath. „Vor allem hat Allris 4 aber viel Potential, das wir teilweise schon jetzt nutzen können.“

Neuste Software seit August im Einsatz

Aus der Ausschreibung im vergangenen Jahr ist die Firma CC e-gov GmbH und damit der Hersteller von Allris als Vertragspartner hervorgegangen. „Nach dem KickOff-Termin im Februar haben wir in insgesamt 14 gemeinsamen Terminen die Allris 4-Umgebung angelegt“, sagt Sieprath. „Dazu gehören sogenannte Grunddaten, die Vergabe von Berechtigungen, die Erstellung von Standarddokumenten, auch die Optimierung von Prozessen war ein Thema.“

In 14 Schulungsterminen wurden insgesamt rund 80 Bedienstete für den Umgang mit dem System geschult. Das sind vor allem diejenigen, die den Sitzungsdienst vor- und nachbereiten und diejenigen, die regelmäßig Beratungsvorlagen für die politischen Gremien erstellen. Das Feedback war absolut positiv und der Umstieg ist reibungslos gelaufen.
Seit dem 14. August ist Allris 4 nun im Echtbetrieb. „Die erste in Allris 4 vor- und nachbereitete Sitzung war die des Rechnungsprüfungsausschusses bzw. des Bürgerausschusses am 29.08.2023“, sagt Sieprath. „Wir haben alle Daten aus dem vorherigen System migriert, so dass man bei der Recherche nach wie vor bis zum Jahr 2007 auf sämtliche Daten zurückgreifen kann.“

Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung

Mit Allris 4 verfügt nicht nur die Verwaltung über ein intuitives und effizientes System. „Von der Einladung bis hin zur Abrechnung der kommunalpolitischen Sitzungen läuft jetzt alles digital“, erklärt Sieprath. „Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Einladungen sind sofort in der Mailbox der Stadtverordneten und auch die teilweise umfangreichen Unterlagen sind direkt verfügbar, es gibt keine Verzögerung durch Druck und Postversand.“ Ganz zu schweigen von der Einsparung von Ressourcen. Sitzungsunterlagen zu drucken war noch vor ein paar Jahren ein immenser Arbeitsaufwand in der hauseigenen Druckerei und Poststelle – das ist jetzt vollständig weggefallen.

Abrechnung erfolgt ab 2024 digital

Ab 1.1.2024 werden auch Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder digital gebucht. Über eine Schnittstelle zum Finanzmanagement-System wird die Abrechnung direkt aus Allris heraus verarbeitet. „Das reduziert den Arbeitsaufwand erheblich, gleichzeitig können die Gremienmitglieder im System ihre detaillierten Abrechnungen einsehen“, erklärt Sieprath.

Wichtiger Schritt auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung

„Die Umstellung ist wirklich erfolgreich gelaufen“, freut sich Bürgermeister Roger Nießen und bedankt sich bei Alica Sieprath und den am Projekt Beteiligten. „Der Weg zur papierlosen Verwaltung ist weit. Unsere Aufgabe ist es, Schritt für Schritt die Voraussetzungen dafür zu schaffen. Für mich ist die digitale Arbeit des Stadtrates ein wichtiger Meilenstein. Wir haben die Gremienmitglieder mit mobilen Endgeräten ausgestattet, ein leistungsfähiges WLAN zur Verfügung gestellt und mit der neuen Software wirklich gute Voraussetzungen geschaffen, effizient und ressourcenschonend zu arbeiten.“

Zu erreichen ist das Ratsinformationssystem über den Link www.wuerselen.sitzung-online.de bzw. nach wie vor über die städtische Internetseite wuerselen.de/ratsinformationssystem.